商業書信檢視清單

在寫商業書信時, 可用以下清單來做參考, 一方面提醒自己有關書信撰寫之關鍵法則, 另一方面也可達到溝通效果.
簡短
· 刪除不必要的字彙及資訊
· 刪除陳舊的措辭及多餘的陳述
· 若是在先前的信件中已討論過, 則可刪除第一段(通常第一段是將已發生的資料或事項寫出, 有提醒作用)
簡單
· 用大家熟悉的字彙, 簡短的句子及段落
· 溝通事項表達方式務求簡單
· 相關事項放於一處
· 書信用會話方式寫出
強而有力
· 於第一段回答讀者的問題
· 答覆讀者並加上解釋
· 加上具體的詞彙和範例
· 不離題
誠懇
· 在可能範圍內迅速答覆
· 盡量友善並通人情
· 將讀者放在第一

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