問： 在寫商業書信時,應如何分段?

答：　商業書信最需要注意到的是內容簡潔有力, 千萬不可拖拉. 所需溝通重點務必使讀者一目瞭然.　在現今時間即是金錢的e世代,大部分人如果在30秒內不能瞭解書信內容, 信件即被擱致一旁, 等下次再拿起來研究已不知多久之後了.　所以如何將信按內容分段, 達到簡明扼要之效果是不可忽略的.

通常一封信可簡略分為三大段落. 第一段可先用簡短友善的開場白, 接著馬上步入正題. 第二段落則是將理由陸續帶出, 闡述寫信目的及其重要性. 視情況而定, 此段落又可分為幾個小段落詳加說明要點.最後結尾段落可再次重申寫信之目的, 並附上自己聯絡資料.

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